Apabila penerimaan kas setiap hari langsung disetorkan ke bank dan pembayaran dilakukan dengan cek, maka setiap akhir bulan perusahaan perlu mencocokkan saldo menurut catatan perusahaan dengan saldo menurut catatan bank yang tersaji di laporan bank. Prosedur mencocokkan saldo kas menurut catatan perusahaan dan catatan bank dan catatan perusahaan disebut rekonsiliasi bank.

Rekonsiliasi bank dilakukan untuk mengungkapkan setiap kesalahan dan ketidak wajaran yang ada pada catatan perusahaan di bank. Prosedur rekonsiliasi dilakukan untuk mencari sebab-sebab ketidakcocokan yang terjadi antara saldo menurut catatan bank dan catatan perusahaan. Selain itu, rekonsiliasi bank berguna untuk mengecek ketelitian pencatatan dalam rekening kas dan catatan bank. Rekonsiliasi juga berguna untuk mengetahui penerimaan atau pengeluaran yang sudah terjadi di bank tetapi belum dicatat oleh perusahaan.

Logisnya, catatan perusahaan dan catatan bank harus menunjukkan saldo yang sama. Dalam kenyataan, dua saldo tersebut mungkin berbeda. Ketidakcocokan yang terjadi biasanya disebabkan oleh adanya beda waktu yang terjadi dalam prosedur pencatatan, penerimaan dan pengeluaran kas. Berikut ini adalah penyebab perbedaan antara saldo perusahaan dan saldo bank karena beda waktu mencatat dan salah catat.

• Setoran dalam perjalanan (deposit intransit)

Setoran dalam perjalanan adalah setoran perusahaan ke bank yang belum dicatat oleh bank karena kemungkinan-kemungkinan berikut.

1. Aturan intern bank bahwa setoran yang dilakukan pada akhir bulan akan dicatat selang satu hari kerja berikutnya
2. Aturan intern bank bahwa setoran di atas pukul 12:00 baru dicatat selang satu hari kerja berikutnya
3. Setoran melalui Automatic Teller Machine (ATM) dicatat selang satu hari kerja berikutnya
4. Setoran dengan prosedur clearing dicatat setelah selesai prosedur tersebut. Jika clearing selesai pada pukul 10:00, sehingga setoran dengan prosedur clearing yang diterima bank setelah pukul 10:00 akan diselesaikan pada hari clearing berikutnya.

Prosedur pemeriksaan untuk menemukan setoran dalam perjalanan adalah membandingkan semua setoran menurut slip setoran dengan setoran yang tampak dalam laporan bank. Setoran perusahaan yang tidak tampak di laporan bank adalah setoran dalam perjalanan.

• Cek yang masih beredar (outstanding check)

Cek yang masih beredar adalah cek yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan tetapi bank belum membayarnya karena pemegang cek (pihak yang dibayar perusahaan, misalnya supplier) belum menguangkannya ke bank. Prosedur pemeriksaan untuk menemukan cek yang masih beredar adalah membandingkan seluruh cek yang telah dikeluarkan (periksa nomor cek di bonggol cek) dengan cek-cek yang telah diuangkan oleh bank yang tampak di laporan bank. Cek yang tidak nampak di laporan bank adalah cek yang masih beredar.

• Biaya bank (service charge)

Biaya bank adalah biaya yang dibebankan oleh bank kepada perusahaan atas jasa bank melayani giro perusahaan. Bank langsung mengurangi giro perusahaan, sedangkan perusahaan, sedangkan perusahaan belum mencatatnya karena belum mengetahuinya sebelum menerima laporan bank atau memo debit dari bank. Prosedur pemeriksaan untuk menemukan biaya bank adalah dengan mengidentifikasi memo debit untuk biaya bank di laporan bank (kode memo debit untuk biaya bank pada umumnya DM dengan nomor tertentu).

• Cek kosong (non-sufficient fund check)

Cek kosong adalah cek yang tidak cukup dananya. Pada waktu perusahaan menerima cek dari pelanggan, perusahaan sudah mengakuinya sebagai penerimaan kas dan disetornya ke bank sebagai penambah saldo rekening giro perusahaan. Di hari berikutnya, ternyata ada pemberitahuan dari bank bahwa cek yang disetorkan tidak cukup dananya. Jika bank belum terlanjur menganggap cek kosong ini sebagai setoran, maka dilaporan bank tidak terdapat setoran tersebut dan juga tidak terjadi pengurangan setoran. Namun jika bank telah telanjur menganggapnya sebagai setoran, maka di laporan bank akan tercantum setoran dan juga pengurangan. Keterangan untuk pengurangan adalah cek kosong (non-sufficient fund check). Prosedur untuk menemukan cek kosong adalah mengidentifikasi memo debit untuk cek kosong di laporan bank (kode DM dengan nomor tertentu).

Di Amerika Serikat, bank menerima setoran berupa cek meskipun cek tersebut berasal dari bank lain. Apabila cek tersebut tidak cukup dananya pada waktu clearing, barulah bank tersebut membatalkan setoran tersebut. Dengan demikian, setiap menyetor cek pelanggan di bank, perusahaan langsung menerima bukti setor (deposit slip) dan oleh karena itu menjadi bukti untuk pencatatan bertambahnya rekening kas di bank. Di Indonesia, bank tidak menerima setoran berupa cek yang berasal dari bank lain, kecuali kalau sudah selesai clearing. Dengan praktik seperti ini, maka perusahaan di Indonesia tidak menganggap cek dari pelanggannya sebagai pelunasan sebelum cek itu dinyatakn tertagih oleh bank setelah selesai clearing. Berdasar uraian sebelumnya maka dapat ditarik kesimpulan bahwa tidak satu pun cek kosong telanjur dicatat oleh perusahaan sebagai kas.

• Pelunasan dari pelanggan (debitor) via transfer giro

Dalam praktik bisnis modern, para debitor atau pelanggan perusahaan membayar utangnya melalui rekening giro perusahaan di bank. Perusahaan baru mengetahui bertambahnya saldo kas dari transfer ini setelah menerima laporan bank atau memo kredit dari bank. Prosedur untuk menemukan transfer dari pihak lain adalah mengidentifikasi memo kredit untuk transfer tersebut di laporan bank (kode CM dengan nomor tertentu).

• Jasa giro bank

Jasa giro bank adalah balas jasa bank yang diberikan kepada perusahaan karena bank dapat memanfaatkan simpanan giro perusahaan. Dalam hal ini, bank langsung menambah giro perusahaan, sedangkan perusahaan belum mencatatnya karena belum mengetahuinya sebelum menerima laporan bank atau memo kreditdari bank. Prosedur pemeriksaan untuk menemukan jasa giro bank adalah mengidentifikasi memo kredit untuk jasa giro di laporan bank (kode CM dengan nomor tertentu).

• Salah catat

Apabila setelah mempertimbangkan semua pos di atas, ketidakcocokan antara saldo perusahaan dan saldo bank masih ditemukan, maka dilakukan prosedur pemeriksaan yang lain untuk menentukan kemungkinan salah catat di buku perusahaan dan atau di buku bank. Apabila salah catat telah diidentifikasi, tetapi saldonya belum cocok, maka ada indikasi bahwa kas digelapkan.

Bentuk Rekonsiliasi Bank

Rekonsiliasi bank dapat dibuat dalam 2 macam cara yang berbeda:

• Rekonsiliasi saldo akhir. Rekonsiliasi ini mempunyai dua bentuk:

• Laporan rekonsiliasi saldo bank dan saldo kas untuk menunjukkan saldo yang benar. Berikut adalah contoh:

Penyusunan laporan rekonsiliasi saldo akhir disusun berdasarkan data yang diperoleh dari catatan PT XYZ pada tanggal 31 Desember 2005 sebagai berikut:

Data di atas jika disusun dalam laporan rekonsiliasi saldo bank dan saldo kas untuk menunjukkan saldo yang benar adalah sebagai berikut:

Dalam laporan rekonsiliasi ini dapat diperoleh hasil yang menunjukkan berapa saldo yang benar menurut kas maupun saldo yang benar menurut bank. Bentuk ini sering digunakan karena lebih berguna untuk tujuan intern perusahaan.

• Laporan rekonsiliasi saldo bank kepada saldo kas.

Pada rekonsiliasi ini hanya diketahui sebab-sebab perbedaan saldo kas dan saldo bank. Rekonsiliasi bentuk ini sering digunakan oleh akuntan dalam melakukan pemeriksaan kas.

Perlu diperhatikan bahwa rekonsiliasi bank tidak membetulkan rekening kas dan rekening-rekening lainnya. Ia hanya merupakan kertas kerja atau laporan yang dibuat oleh pemeriksa intern atas hasil prosedur rekonsiliasi. Oleh karena itu, saldo rekening-rekening setelah rekonsiliasi bank tersebut masih tetap menunjukkan saldo-saldo semula. Untuk membetulkan saldo-saldo buku perusahaan, kita harus menyusun jurnal penyesuaian dan mempostingnya ke rekening-rekening terkait.

• Rekonsiliasi saldo awal, penerimaan, pengeluaran dan saldo akhir. Rekonsiliasi ini biasanya dilakukan oleh akuntan pemeriksa (auditor) sebagai alat pengujian yang menyeluruh terhadap transaksi-transaksi kas. Dalam bentuk ini, selain saldo awal dan saldo akhir akan dapat diketahui perbedaan jumlah penerimaan dan pengeluaran antara bank dengan catatan kas. Susunan kolom-kolomnya adalah saldo awal, penerimaan, pengeluaran dan saldo akhir. Dalam mengerjakan rekonsiliasi bentuk ini diperlukan pengetahuan mengenai prosedur pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas dan bank, karena prosedur yang digunakan akan mempengaruhi jumlah-jumlah yang akan direkonsiliasikan. Rekonsiliasi ini mempunyai dua bentuk:
• Laporan rekonsiliasi saldo bank kepada saldo kas (4 kolom)

Sebagai contoh adalah data yang diambil dari PT ABC:

Laporan rekonsiliasi yang disusun dari data di atas adalah sebagai berikut:

Setelah menyusun rekonsiliasi laporan bank, perlu dibuat jurnal untuk membetulkan catatan kas. Dari rekonsiliasi di atas yang dibuat koreksinya hanya elemen-elemen yang mempengaruhi saldo kas tanggal 31 Januari 2006. Jurnal koreksi yang dibuat pada tanggal 31 Januari 2006 adalah sebagai berikut:

• Rekonsiliasi saldo awal, penerimaan, pengeluaran dan saldo akhir (8 kolom)

Prinsipnya sama dengan rekonsiliasi saldo akhir untuk menunjukkan saldo yang benar, hanya saja disusun rekonsiliasi untuk saldo bank tersendiri dan saldo kas tersendiri. Karena yang direkonsiliasikan ada 4 jumlah yaitu saldo awal, penerimaan, pengeluaran dan saldo akhir maka rekonsiliasinya menjadi 8 kolom, masing-masing untuk bank dan kas. Berikut adalah contoh dari rekonsiliasi 8 kolom dengan menggunakan PT. ABC:

Rekonsiliasi 8 kolom di atas dapat juga dibuat laporannya dengan bentuk yang berbeda seperti yang nampak berikut.

Bentuk ini adalah untuk mencari saldo yang benar, sehingga merupakan rekonsiliasi 8 kolom. Perbedaannya adalah dalam cara penyajian, yaitu 4 kolom diatas, dan 4 kolom dibawah. Karena bentuknya yang seperti ini, walaupun prinsipnya adalah sama dengan rekonsiliasi 8 kolom, nampaknya seperti rekonsiliasi 4 kolom.

Jika dibandingkan dengan rekonsiliasi saldo akhir maka rekonsiliasi 4 kolom adalah perluasan dari rekonsiliasi saldo bank kepada saldo kas, sedang rekonsiliasi 8 kolom merupakan perluasan dari rekonsiliasi saldo bank dan saldo kas untuk menunjukkan saldo yang benar. Oleh karena itu prosedur dalam membuat rekonsiliasi daldo akhir juga berlaku dalam rekonsiliasi saldo awal, penerimaan, pengeluaran dan saldo akhir, hanya saja lebih komplek.

Kehadiran sistem teknologi informasi telah memberikan begitu banyak pengaruh terhadap sebuah organisasi, bukan hanya organisasi namun pengaruh tersebut meluas hingga proses bisnis dan transaksi organisasi. Namun apakah semua sistem teknoogi informasi yang diterapkan  pada organisasi dapat dikategorikan sukses? Lalu bagaimana organisasi dapat mengetahui kesuksesan sistem teknologi informasi yang diterapkan dan bagaimana membuat sistem teknologi informasi menjadi sukses.

Banyak penelitian telah dilakukan untuk mengidentifikasikan faktor-faktor yang menyebabkan kesuksesan sistem teknologi informasi. Salah satu penelitian yang terkenal di area ini adalah penelitian yang dilakukan oleh DeLone & McLean (1992). Model kesuksesan sistem teknologi informasi yang dikembankan oleh DeLone & McLean (1992) ini cepat mendapat tanggapan. Salah satu sebabnya adalah model mereka merupakan model yang sederhana tetapi dianggap cukup valid.

Model yang baik adalah model yang lengkap tetapi sederhana. Model semacam ini disebut dengan model yang parsimoni. Berdasarkan teori-teori dan hasil penelitian sebelumnya yang telah dikaji, DeLone & McLean (1992) kemudian mengembangkan suatu model parsimoni yang mereka sebut dengan nama model kesuksesan sistem informasi DeLone & McLean (D&M Information System Success Model) sebagai berikut ini:

Gambar 1. Model DeLone & McLean (1992)

Model yang diusulkan ini merefleksi ketergantungan dari enam pengukuran kesuksesan sistem informasi. Keenam elemen atau faktor atau komponen atau pengukuran dari model ini adalah:

1. Kualitas system (system quality)
2. Kualitas informasi (information quality)
3. Penggunaan (use)
4. Kepuasan pemakai (user satisfaction)
5. Dampak individual (individual impact)
6. Dampak organisasional (organizational impact)

Model kesuksesan ini didasarkan pada proses dan hubungan kausal dari dimensi-dimensi di model. Model ini tidak mengukur ke enam dimensi pengukuran kesuksesan sistem informasi secara independen tetapi mengukurnya secara keseluruhan satu mempengaruhi yang lainnya.

Pertimbangan proses berargumentasi bahwa suatu sistem terdiri dari beberapa proses, yaitu satu proses mengikuti proses yang lainnya.

Berbeda dengan model proses, model kausal (model causal) atau disebut juga dengan model varian (variance model) berusaha untuk menjelaskan kovarian (covariance) dari elemen-elemen model untuk menentukan apakah variansi dari satu elemen dapat dijelaskan oleh variansi dari elemen-elemen lainnya atau dengan kata lain untuk menentukan apakah terjadi hubungan kausal diantara mereka. Model kausal ini menunjukkan bagaimana arah hubungan satu elemen dengan elemen lain apakah menyebabkan lebih besar (mempunyai pengaruh positif) atau lebih kecil (mempunyai pengaruh negatif).

Dari model proses dan kausal ini, maka dapat dijelaskan bahwa kualitas sistem (system quality) dan kualitas informasi (information quality) secara mandiri dan bersama-sama mempengaruhi baik penggunaan (use) dan kepuasan pemakai (user satisfaction). Besarnya penggunaan (use) dapat mempengaruhi kepuasan pemakai (user satisfaction) secara positif atau negatif. Penggunaan (use) dan kepuasan pemakai (user satisfaction) mempengaruhi dampak individual (individual impact) dan selanjutnya mempengaruhi dampak organisasional (organizational impact).

Kritik Seddon (1997)

Model DeLone & Mclean (1992) banyak mengundang perhatian dari para peneliti, salah satunya adalah Peter B. Seddon yang melontarkan kritik terhadap model yang diajukan oleh DeLone & Mclean. Menurut Seddon  (1997) masalah utama dari model D&M (DeLone & McLean) adalah mencoba mengkombinasikan proses dan penjelasan kausal dari kesuksesan sistem informasi di model mereka. Dengan demikian model mereka tercampur antara model proses (process model) dan model varian (variance model).

Model varian (variance model) dapat diuji secara empiris dengan mengumpulkan data dalam bentuk sampel, mengukur variabel-variabelnya dan menggunakan teknik statistik seperti regresi, SEM dan lain sebagainya, untuk menginferensi poulasinya.

Secara kontras, model proses (process model) menunjukkan kombinasi tertentu dari kejadian-kejadian (events) dalam urutan-urutan tertentu yang mengakibatkan suatu hasil (outcomes). Model proses dan model varian mengandung konsep yang berbeda dan tidak dapat digabungkan dengan arti yang sama begitu saja.

Lebih lanjut, Seddon (1997) mengatakan bahwa kotak-kotak dan arah panah di model D&M dapat diintepretasikan keduanya yaitu suatu varian dan suatu kejadian di dalam proses. Dalam usaha mengatasi kesulitan-kesulitan di model D&M ini, Seddon (1997) mencoba melakukan spesifikasi ulang dan mengembangkan sedikit versi dari model D&M. Model yang dispesifikasi ulang ini tetap mempertahankan fitur-fitur di model D&M tetapi menghilangkan kebingungan yang disebabkan oleh arti ganda dari kotak-kotak dan arah-arah panahnya. Spesifikasi ulang ini dilakukan dengan memecah model D&M menjadi dua submodel-submodel varian (yaitu Use dan Success) dan menghilangkan intepretasi model proses.

Gambar 2. Model Seddon (1997) yang menggabungkan dua model varian

Keterangan :

Kotak-kotak segi empat = Model kesuksesan SI

Kotak-kotak oval              = Model keperilakuan parsial dari penggunaan SI

Panah garis penuh           = Kausalitas independen (perlu dan cukup)

Panah garis putus-putus= Pengaruh (bukan kausal, karena tujuan pengamat tidak diketahui)

Kritik Kembar Siam: Alter (1999)

Mengukur efektivitas suatu sistem informasi ternyata tidak semudah yang dibayangkan. Alter (1999) berargumentasi bahwa pengukuran efektivitas suatu sistem informasi belum tentu mengukur efektivitas suatu sistem informasi itu sendiri. Alasannya adalah karena suatu sistem informasi tidak dapat dilepaskan dengan sistem kerja yang didukungnya. Pengukuran efektivitas sistem informasi dapat tercampur dengan efektivitas kerjanya dan pengamat yang menilai sistem ini dapat menilai sistem informasi dan sistem kerja dengan tumpang tindih dengan hasil evaluasi yang berbeda.

Suatu sistem kerja adalah suatu sistem yang mana partisipasi-partisipasi manusia dengan mesin-mesin melakukan suatu proses bisnis menggunakan informasi, teknologi, dan sumber-sumber lainnya untuk memproduksi produk-produk dan atau jasa-jasa untuk pelanggan-pelanggan internal atau eksternal. Dengan definisi ini, perangkat lunak, komputer-komputer, dan bentuk-bentuk teknikal lainnya adalah teknologi yang digunakan oleh sistem kerja, tetapi mereka bukan sistem yang dimaksudkan.

Sedangkan sistem informasi adalah suatu tipe khusus dari sistem kerja yang fungsi khusus dari sistem kerja yang fungsi internalnya terbatas pada pemrosesan informasi dan melakukan enam tipe operasi: menangkap (capturing), mentransmisikan (transmitting), menyimpan (storing), mengambil (retrieving), memanipulasi (manipulating), dan menampilkan (displaying) informasi.

Sistem-sistem informasi dan sistem-sistem kerja yang didukungnya semakin menjadi kembar siam terkait. Menurut Alter (1999) mengabaikan sistem-sistem kerja yang didukungnya, sistem-sistem informasi tidak akan mempunyai arti.

Analogi menggunakan kembar siam ini tampaknya berlebihan, tetapi cukup berguna untuk pemahaman kemungkinan-kemungkinan hubungan antara sistem informasi dan sistem kerja yang didukungnya. Analogi ini juga relevan.

Beberapa tahun yang lalu, kedua sistem ini tidak begitu overlap dengan sistem informasi yang menyediakan atau menerima informasi dari sistem kerja tetapi tidak menjadi bagian integral darinya. Tren mengarah ke komputasi interaktif di sepuluh tahun terakhir membuat hubungan kedua sistem ini  menjadi komplek karena tumpang tindih keduanya meningkat.

Tanggapan Kritik: Pembaruan Model

Menanggapi kritik Seddon (1997) yang menyatakan bahwa proses dan kausal adalah dua konsep yang berbeda dan membingungkan untuk digabungkan. DeLone & McLean (2003) menyetujui kritik ini.

Pembuatan dari model kesuksesan sistem informasi D&M (D&M Information Success Model) dipicu oleh suatu proses pembuatan informasi dan dampak dari penggunaan sistem informasinya. DeLone & McLean mendasarkan modelnya pada model proses yang terdiri dari tiga komponen proses, yaitu:

1. Pembuatan dari suatu sistem informasi
2. Penggunaan sistem informasi tersebut
3. Konsekuensi atau dampak dari penggunaan sistem

Masing-masing dari proses-proses ini diperlukan (necessary), tetapi masih belum cukup (not sufficient) untuk suatu kondisi supaya dapat memberikan hasil (outcome).

Kritik lainnya oleh Seddon (1997), tentang pemakaian sistem (system use) adalah suatu perilaku (behavior), sehingga harus dikeluarkan sebagai pengukur sukses dari model kausal. DeLone & McLean (2003) tidak sependapat dengan kritik ini. Mereka berargumentasi bahwa pemakaian sistem (use) harus mendahului dampak dan manfaat, mereka percaya bahwa pemakaian sistem merupakan pengukur yang tepat untuk mengukur sukses di kebanyakan kasus. Kenyataannya pemakaian sistem (system use atau system usage masih digunakan di banyak riset-riset empiris dan berlanjut dikembangkan dan diuji oleh peneliti-peneliti sistem informasi.

DeLone & McLean (2003) lebuh lanjut mengatakan bahwa permasalahan dengan menggunakan pemakaian sistem (use) sebagai pengukur kesuksesan adalah pada definisinya yang terlalu sederhana tanpa memperhatikan sifat dari penggunaannya.

Telah banyak perubahan peran sistem informasi selama 10 tahun sejak DeLone & McLean pertama kali dikenalkan. Dengan mengkaji lebih dari 100 artikel yang dipublikasikan di jurnal-jurnal sistem informasi terkenal seperti Information System research, Journal of Management Information Systems, dan MIS Quarterly sejak tahun 1993, DeLone & McLean (2003) memperbaiki modelnya dan mengusulkan model yang sudah dimukhtakhirkan terutama untuk digunakan di e-commerce yang merupakan aplikasi yang belum banyak muncul di model awal.

Dari kontribusi-kontribusi penelitian-penelitian sebelumnya dan akibat perubahan-perubahan dari peran dan penanganan sistem informasi yang telah berkembang, DeLone & McLean (2003) memperbarui modelnya dan menyebutnya sebagai model kesuksesan sistem informasi D&M yang diperbarui (updated D&M IS Success model). Hal-hal yang diperbarui ini adalah sebagai berikut ini.

1. Menambah dimensi kualitas pelayanan (service quality) sebagai tambahan dari dimensi-dimensi kualitas yang sudah ada, yaitu kualitas sistem (system quality) dan kualitas informasi (information quality).
2. Menggabungkan dampak individual (individual impact) dan dampak organisasional (organizational impact) menjadi satu variabel yaitu manfaat-manfaat bersih (net benefits). Alasan terjadinya penggabungan adalah dampak dari sistem informasi yang dipandang sudah meningkat tidak hanya dampaknya pada pemakai individual dan organisasi saja, tetapi dampaknya sudah ke grup pemakai, ke antar organisasi, konsumer, pemasok, sosial bahkan ke negara. Tujuan penggabungan ini adalah untuk menjaga model tetap sederhana (parsimony).
3. Menambahkan dimensi minat memakai (intention to use) sebagai alternatif dari dimensi pemakaian (use). DeLone & McLean (2003) mengusulkan pengukuran alternatif, yaitu minat memakai (intention to use). Minat memakai adalah suatu sikap (attitude), sedang pemakaian (use) adalah suatu perilaku (behavior). DeLone & McLean (2003) juga berargumentasi dengan mengganti pemakaian (use) memecahkan masalah yang dikritik oleh Seddon (1997) tentang model proses lawan model kausal.

Dengan adanya beberapa penambahan variabel pada model, maka model DeLone & McLean yang telah diperbarui (2003) nampak sebagai berikut:

Gambar 3. Model kesuksesan sistem informasi DeLone & McLean diperbarui