Posted in Sistem Teknologi Informasi

Infosys Tech: The Implementation Challenges of Knowledge Management Initiatives

Infosys merupakan perusahaan pengembang software dengan pusat di Bangalore India, pada tahun 1990 Infosys telah memulai usaha untuk memindahkan pengetahuan karyawan ke pengetahuan perusahaan, kemudian dibentuklah Knowledge Management (KM) group pada tahun 1999, termasuk implementasi intranet dalam perusahaan yang disebut KShop untuk mengumpulkan dan penggunaan ulang dari pengetahuan organisasi.

Pada pertengahan tahun 2001, KM group mengimplementasikan sebuah sistem yang disebut KCU (Knowledge Currency Unit), KCU bertujuan untuk mendorong para karyawan perusahaan untuk memberikan pengetahuan kepada perusahaan. Pengetahuan yang diberikan kepada perusahaan akan dihargai dengan poin yang dapat diakumulasikan dan kemudian ditukar dalam bentuk moneter. Implementasi ini mulai menampakkan hasilnya, lebih dari 2400 proposal proyek aset pengetahuan baru, studi kasus, dan penggunaan kembali kode software masuk ke KShop.

Namun, insentif KCU ini kemudian mengakibatkan sebuah permasalahan. Banyaknya masukan memberikan beban yang berlebih pada sistem (overload) dan biaya yang tinggi untuk perawatannya. Beberapa bahkan berpendapat, lebih cepat bertanya dibandingkan mencari lewat KShop.

Permasalahan lain yang timbul dari insentif KCU adalah hancurnya jiwa komunitas. Sebelum adanya insentif KCU para karyawan sangat mudah dalam membagi informasi kepada para karyawan lain, namun setelah adanya insentif KCU suasana ini berubah total, para karyawan berpikir lebih memilih untuk mendapatkan poin KCU yang bisa mereka tukar dengan unit moneter dibanding membagi informasi kepada karyawan lain secara cuma-cuma.

Menyadari hal ini, KM group kemudian memperbaiki sistem penilaian pada insentif KCU, pada April 2002 KM group merubah reward moneter dengan menampilkan orang yang memberikan pengetahuan, pengetahuan dinilai dari sejauh mana dapat digunakan oleh perusahaan, dan pengguna juga dapat memberikan rating kepada pengetahuan tersebut. Penerapan sistem KCU yang baru perlahan mengurangi jumlah masuknya pengetahuan dan secara tidak langsung menyingkirkan mereka yang memberikan pengetahuan dengan tujuan memperoleh unit moneter.

Inisiatif lain berfokus pada praktik KM, dengan cara memperpendek waktu proyek dan memperbaiki tampilan dari KShop sehingga informasi yang dicari tidak membutuhkan waktu yang lama untuk diakses. Inisiatif lain yang diambil adalah membentuk KM Prime yang bertanggung jawab pada distribusi informasi dan pengetahuan dalam satu tim, KM Prime juga bertanggung jawab untuk mengembalikan pengetahuan yang telah diambil beserta tanggapan, saran atau kritik terhadap pengetahuan yang telah digunakan, dengan cara ini diharapkan pengetahuan yang ada dapat berkembang.

Setelah modifikasi KCU pengetahuan yang masuk jumlahnya relatif stabil dan lebih mudah untuk diatur, sehingga para pengguna KShop dapat mengenyam hasilnya, mudah digunakan, mudah diakses dan tentunya rendah biaya. Hal yang dapat dipelajari disini adalah suatu sistem baru yang diterapkan seharusnya tidak menabrak sistem lain yang telah ada, atau merusak kondisi sosial yang ada, seperti yang dikutip dari seorang manajer yang terlibat sejak awal dengan KM: “We are coming to realize that knowledge management requires much more than just technology. Wehave to pay attention to the cultural and social facets of knowledge management as well”.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s