Posted in Akuntansi, Manajemen

Pengendalian Internal Akun Utang

Pengendalian Internal merupakan hal krusial dalam menjaga aset milik perusahaan, pengendalian internal yang bagus menunjukkan cara perusahaan untuk mengelola sumber daya yang ada pada perusahaan, akun utang merupakan salah satu dari akun-akun vital perusahaan. Pada tulisan kali ini akan lebih banyak pengendalian internal secara teknis untuk perusahaan yang mempunyai sistem berbasis pada kertas (paperbase).

Pada zaman sekarang telah sangat jarang perusahaan besar yang menggunakan sistem akuntansi manual atau yang berbasis kertas (paper based) namun beberapa perusahaan yang masih tergolong UMKM masih menggunakan pengelolaan berbasis kertas, sebagai dasar pengetahuan untuk pengendalian internal akun utang (account payable) maka berikut adalah pengendalian utama untuk akun utang yang dapat dilakukan:

pengendalian-internal-akun-utang

Bagan alir data (Flowchart) memperlihatkan pengendalian utang untuk perusahaan yang masih berbasis kertas, dan berikut penjelasan dari bagan alir data tersebut

  • Melakukan review invoice ganda atau duplikat secara manual
  • Melakukan pencocokan terhadap tiga hal berikut order pembelian (purchase order), invoice pemasok (supplier invoice), dokumen penerimaan barang
  • Menyusun dokumen utang berdasarkan tanggal penagihan (due date)
  • Mengecek catatan stok dokumen yang bukan berasal dari gudang
  • Sebelum mengeluarkan cek untuk pembayaran maka harus ada pengecekan terhadap penerima cek, jumlah yang dibayar, jumlah barang yang dierima, (jatuh tempo) due date, nomor cek
  • Menandai voucher package yang telah dipakai untuk menghindari penggunaan voucher package berulangkali

Jika perusahaan menginginkan pengendalian tambahan, maka perusahaan dapat melakukan beberapa pengendalian seperti berikut

  • Membubuhkan penomoran terlebih dahulu pada laporan penerimaan sebelum penggunaan sehingga ketika ada yang mengambil laporan penerimaan kosong dapat diketahui
  • Melakukan penguncian terhadap laporan penerimaan kosong atau yang hilang
  • Melakukan penomoran terlebih dahulu terhadap kartu order pembelian sebelum penggunaan
  • Melakukan penguncian terhadap laporan penerimaan kosong atau yang hilang
  • Pembuatan register atau daftar untuk invoice pemasok yang belum disetujui atau invoice yang sedang dalam proses persetujuan pemasok
  • Membuat review harian dari dokumen yang sedang dalam proses (purchase order, invoice, , tidak sesuai atau hilang hal ini juga mengurangi kemungkinan melewati waktu pembayaran kepada pemasok
  • Melakukan rekonsiliasi memo kredit pada dokumen shipping terutama jika ada retur barang kepada pemasok, serta mengingatkan pemasok untuk mengeluarkan memo kredit yang menyatakan pengurangan terhadap kredit
  • Hanya melakukan transfer pada akun yang telah di cek secara teliti dan sesuai dengan cek yang telah dikeluarkan (outstanding check) untuk menjaga jumlah minimum dana di bank
  • Menghancurkan atau menandai cek yang dibatalkan, bisa dengan cara melubangi atau menandai “dibatalkan”
  • Menambahkan fitur keamanan tambahan terhadap cek seperti misalnya watermark atau kode keamanan lain yang tak kasat mata
  • Melakukan verifikasi bahwa semua form cek yang dipesan telah sesuai dan sampai sesuai jumlah yang dipesan
  • Membatasi jumlah orang yang berwenang terhadap pengeluaran cek
  • Pembatasan akses orang yang berwenang terhadap cek dari akses ke dokumen akuntansi, penerimaan kas dan rekonsiliasi bank
  • Tidak pernah melakukan otorisasi cek kosong
  • Pemisahan tugas antara petugas pengeluaran kas dengan petugas yang melakukan rekonsiliasi bank

Semua langkah-langkah diatas dilakukan untuk mengurangi risiko yang muncul pada bagian utang dari perusahaan yang pengerjaannya masih berbasis kertas (paper-base).

One thought on “Pengendalian Internal Akun Utang

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s